Sử dụng Kỹ thuật ‘5S’ để tạo không gian làm việc hiệu quả hơn

Học có cho xem rằng một không gian làm việc gọn gàng có thể làm giảm căng thẳng và tăng sự tập trung—và căng thẳng tại nơi làm việc thực sự có thể dẫn đến tình trạng bừa bộn hơn. Điều quan trọng là phải làm sạch môi trường để nơi bạn làm việc được thoải mái, yên tĩnh và vệ sinh. Hãy mượn phương pháp 5S để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất.

Phương pháp vệ sinh không gian làm việc 5S là gì?

Phương pháp 5S như Kanban Và Kaizen, đến từ Nhật Bản, nơi các quy trình tổ chức được phát triển trong các nhà máy và hữu ích đến mức việc sử dụng chúng đã mở rộng ra ngoài Toyota và các nhà sản xuất khác. Phương thức này đề cập đến năm từ s mà nó dựa vào: seiri, seiton, seiso, seiketsuVà shitsuke, nhưng nếu bạn không nói được tiếng Nhật thì cũng đừng lo lắng. Chúng cũng đã được dịch sang năm từ bằng tiếng Anh: loại, sắp đặt thứ tự, chiếu sáng, chuẩn hóaVà duy trì. Đôi khi, có chữ “s” thứ sáu, tức là an toàn và điều đó hợp lý khi bạn xem xét việc sử dụng hệ thống trong cài đặt gốc.

Kỹ thuật này có nhiều ứng dụng bên ngoài nhà máy và đặc biệt hữu ích trong môi trường chăm sóc sức khỏe, công trường và lớp học. Tuy nhiên, đối với bạn, có thể tất cả chỉ là về bàn làm việc của bạn và điều đó không sao cả. Hệ thống 5S có khả năng thích ứng.

5S hoạt động như thế nào?

Năm trụ cột của kỹ thuật này cung cấp một khuôn khổ cho việc tổ chức và làm sạch theo cách giảm thiểu chất thải và tăng năng suất. Thay vì nghĩ đến thứ tự năm bước như một thao tác chỉ cần thực hiện một lần, hãy coi chúng là một chu trình mà bạn luôn lặp lại. Khi bạn làm xong cái thứ năm, bạn quay lại cái đầu tiên. Bạn nên bắt đầu bằng việc sắp xếp hầu hết các phần, nhưng tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể sử dụng một trong số chúng và bắt đầu chuyển qua chu trình. Đây là những gì cần làm:

1. Loại: Loại bỏ những thứ không cần thiết trong không gian làm việc. Nếu nó không cần thiết cho việc bạn đang làm, hãy cất nó đi. Sử dụng các ngăn kéo, thùng đựng đồ hoặc hộp đựng dưới bàn để cất những thứ bạn không cần ngay khỏi tầm mắt của bạn. Khi có thể, hãy giữ cho thùng đựng đồ trong suốt để bạn không bị phân tâm bởi đồ bên trong. Bộ hai thùng có cửa cuốn này là hoàn hảo, như thế này hệ thống ngăn kéo kẹp giấu những vật dụng không mong muốn dưới bàn làm việc của bạn. Giai đoạn phân loại cũng là lúc bạn nên vứt rác hoặc bất cứ thứ gì hoàn toàn vô dụng.

2. Chiếu sáng: Khi không gian đã được dọn dẹp và loại bỏ những thứ không cần thiết, đã đến lúc phải dọn dẹp. Việc này có thể dễ dàng như lau chất khử trùng trên bề mặt của bạn hoặc quét các mảnh vụn vào thùng rác, nhưng việc làm sạch vì lý do vệ sinh khác với việc dọn dẹp, vì vậy đừng bỏ qua việc này. Thủ tục thanh toán danh sách các tiện ích này để dọn dẹp bàn làm việc của bạn kỹ lưỡng—nhưng hãy đảm bảo rằng bạn có đủ chỗ trong các thùng lưu trữ đó cho chúng.

3. Sắp đặt thứ tự: Bây giờ, hãy nhìn lại các thùng chứa đồ. Trong thời gian sắp xếp, bạn có thể ném mọi thứ không cần thiết vào đó, nhưng khi sắp xếp theo thứ tự, bạn cần làm cho chúng hiệu quả hơn. Chỉ định các thùng cho các danh mục khác nhau, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, tài liệu tham khảo, công cụ công việc cụ thể, v.v. Đảm bảo những thứ bạn cần thường xuyên nhất nằm ở vị trí thuận tiện, như ngăn kéo dưới bàn và những thứ bạn ít cần đến hơn vẫn có sẵn nhưng bị loại bỏ nhiều hơn. Nó giúp sử dụng nhãn ở đây để đạt hiệu quả tối đa.

4. Chuẩn hóa: Bước này hơi khác một chút so với ba bước đầu tiên, tất cả đều liên quan đến việc sắp xếp và dọn dẹp. Tiêu chuẩn hóa là tạo ra một giao thức để giữ mọi thứ ngăn nắp và sạch sẽ, đồng thời tích hợp nó vào quy trình làm việc thực tế của bạn. Cách dễ nhất để làm điều này là sắp xếp thời gian vào lịch trình của bạn để bảo trì 5S thường xuyên và dọn dẹp bàn làm việc. Nó phải là một phần trong danh sách việc cần làm thường xuyên của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Phương pháp tạo danh sách việc cần làm 1-3-5, Bảo trì 5S có thể là một trong năm nhiệm vụ nhỏ hơn trong ngày của bạn. Đảm bảo dành thời gian cho việc đó ít nhất một lần một tuần, lý tưởng nhất là bằng cách ghi thời gian vào lịch khi bạn hộp thời gian. Khi thực hiện chu trình 5S trong tương lai, bạn luôn có thể thực hiện các thay đổi đối với tiêu chuẩn hóa của mình nếu bạn không dọn dẹp đầy đủ, nếu mọi thứ đang chồng chất hoặc nếu kỹ thuật của bạn không hoạt động, vì vậy đừng bỏ qua bước thứ tư. lần tiếp theo của bạn thông qua.

5. Duy trì: Bước này tất cả là về việc tuân thủ nó. Cam kết tuân theo quy trình tiêu chuẩn hóa mà bạn đã đặt ở bước thứ tư và xử lý tất cả các từ một cách thường xuyên và theo thứ tự. Bạn càng làm nhiều thì nó sẽ càng trở thành thói quen và không gian làm việc của bạn sẽ càng hiệu quả hơn.

Hãy nhớ rằng khi sắp xếp, mục tiêu của bạn không chỉ là tạo thêm không gian để làm việc mà còn giảm bớt các mục gây mất tập trung và giảm lượng thời gian bạn dành để tìm kiếm những gì bạn cần khi bạn cần. Khi bạn tỏa sáng, bạn muốn giảm lãng phí và giữ cho khu vực này an toàn nhưng cũng giữ được sự thoải mái khi làm việc, đây là một yếu tố quan trọng của năng suất. Sắp xếp đúng chỗ là làm cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn bằng cách cung cấp mọi thứ cho bạn khi bạn cần và tìm chúng ở nơi bạn mong đợi, điều này sẽ tốn ít thời gian hơn. Tiêu chuẩn hóa và duy trì sẽ giúp bạn đảm bảo rằng quy trình được tuân thủ và mang lại hiệu quả cho bạn, để cuối cùng, bạn thậm chí sẽ dành ít thời gian hơn cho toàn bộ công việc.