Nhà cung cấp hình ảnh: T. Schneider/Shutterstock
Zapier hoạt động như một trung tâm trực tuyến cho phép bạn kết nối nhiều dòng sản phẩm, dịch vụ và dữ liệu cơ bản khác nhau, tích hợp các dịch vụ không có tích hợp gốc. Ví dụ: nếu bạn muốn đèn Hue trong văn phòng của mình nhấp nháy mỗi khi có khách hàng tiềm năng đến qua Hubspot, bạn có thể làm điều đó trên Zapier, ngay cả khi bạn không thể làm điều đó trên Hubspot hoặc ứng dụng Hue. Ở mức độ đơn giản hơn, mọi người đã sử dụng những nền tảng này trong nhiều năm để tạo ra các quy trình làm việc đơn giản, chỉ một bước cho gia đình hoặc cơ quan. Ví dụ: nếu một máy ảnh thông minh thu được thứ gì đó, bạn có thể gửi tin nhắn SMS cho ai đó. Mỗi hoạt động tự động hóa này được gọi là “Zap”.
Nếu đã lâu bạn chưa đăng ký với Zapier thì công ty đã giới thiệu ba cách mới để làm cho dịch vụ vốn đơn giản trở nên thân thiện với doanh nghiệp hơn rất nhiều. Trình chỉnh sửa kéo và thả trực quan cho phép bạn tạo tự động hóa nhiều bước với các điều kiện; Zapier hiện sẽ giúp bạn xây dựng cơ sở dữ liệu trên nền tảng Zapier để sử dụng trong Zaps của bạn; và một công cụ AI mới thậm chí sẽ tạo ra các hoạt động tự động hóa cho bạn. Những gì các chức năng này mang lại là một cách không tốn kém để tận dụng khả năng tự động hóa ngoài những gì người dùng gia đình có thể cần. Chúng hoàn hảo cho những người mới bắt đầu công việc phụ hoặc doanh nghiệp nhỏ của riêng họ, mặc dù bạn cũng có thể xây dựng các hệ thống tự động hóa nhiều lớp hoang dã cho ngôi nhà và gia đình của mình.
Zapier hiện giúp bạn xây dựng cơ sở dữ liệu nội bộ
Bàn và Canvas được giới thiệu vào cuối năm 2023 và với tư cách là người dùng Zapier, tôi đã rất sốc khi thấy chúng tiến bộ như thế nào so với Zapier cũ. Zapier luôn làm việc với cơ sở dữ liệu mà bạn có ở nơi khác dưới dạng trình kích hoạt hoặc kết quả, trên các nền tảng như SQL, Quickbase và Google Trang tính. Những cái bàn bỏ qua một số bước và giúp bạn xây dựng cơ sở dữ liệu trên chính Zapier, sau đó bạn có thể quyết định Zap nào sẽ xây dựng dựa trên dữ liệu trong đó. Bạn có thể biến cơ sở dữ liệu thành yếu tố kích hoạt tự động hóa. Cơ sở dữ liệu cũng có thể là kết quả, trong đó nếu một số trình kích hoạt được kích hoạt ở nơi khác, nó sẽ thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Nó thậm chí có thể phục vụ cả hai mục đích: nếu có dữ liệu cụ thể, thì hãy thay đổi nội dung khác trong cơ sở dữ liệu.
Chắc chắn, bạn có thể sử dụng Bàn của Zapier để kinh doanh nhưng hãy tưởng tượng việc trừu tượng hóa nó cho ngôi nhà và gia đình của bạn?
Tín dụng: Zapier
Một trong những lý do để giữ cơ sở dữ liệu của bạn trên Zapier là tính bảo mật của cơ sở dữ liệu, biết rằng Zaps của bạn sẽ không bị hỏng (điều này luôn xảy ra trên các nền tảng như Zapier, đó là lý do tại sao tôi không bao giờ thích dựa vào chúng để có chức năng chính). Bàn cũng mời bạn “Làm điều đó trực tiếp!” (một hành động đáng sợ nhưng phổ biến được các nhà phát triển sử dụng khi bạn chỉnh sửa trang web trực tiếp thay vì trang phát triển ngoại tuyến) bằng cách chỉnh sửa cơ sở dữ liệu đó khi nó đang hoạt động mà không ảnh hưởng đến Zaps của bạn. Một trong những lý do khiến Zaps có xu hướng thất bại là do bạn đang tích hợp ba điểm: yếu tố kích hoạt, kết quả và Zapier. Bằng cách loại bỏ chỉ một trong những điểm đó, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro. Với chính dữ liệu trên Zapier, bạn cũng có thể chạy toàn bộ loạt hành động ngoài cơ sở dữ liệu mà không cần tạo hàng trăm Zap để làm việc đó. Một số cách sử dụng được đề xuất là cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng hoặc chèn các cấp độ phê duyệt vào quy trình làm việc.
Bạn cũng có thể sử dụng điều này để tự động hóa các công việc nhà giữa một cặp vợ chồng hoặc một gia đình. Ví dụ: quy trình xử lý các thông báo từ trường học để đảm bảo cả phụ huynh đều xem và ký đúng hạn. Bạn có thể sử dụng nó để lập kế hoạch cho bữa tối gia đình hoặc thanh toán hóa đơn. Khi email đến với đúng từ khóa hoặc đúng địa chỉ email, nội dung sẽ được thêm vào cơ sở dữ liệu, thông báo được gửi, phê duyệt được thực hiện và cuối cùng, thanh toán được gửi, tất cả đều thông qua tự động hóa, với lợi ích là lưu giữ hồ sơ đặc biệt cho thời gian tính thuế .
Tạo quy trình làm việc nhiều bước
Xây dựng quy trình công việc phức tạp bằng cách kéo và thả.
Tín dụng: Zapier
Tranh sơn dầu, được giới thiệu cùng lúc, tránh xa tòa nhà tự động hóa kiểu Mad Libs mà chúng ta đã thấy trên các nền tảng này trong nhiều năm và cung cấp cho bạn giao diện kéo và thả để xây dựng quy trình làm việc phong phú, phân nhánh với các điều kiện. Thay vì chỉ điền vào chỗ trống “sử dụng trình kích hoạt này” và “thực hiện hành động này”, giờ đây bạn có thể tạo toàn bộ quy trình làm việc phức tạp bằng cách sử dụng các khối kéo và thả. “Nếu ai đó mở email, hãy gửi cho họ nội dung tiếp theo. Nếu họ không mở, hãy đợi ba ngày rồi gửi lại” là một ví dụ về loại logic có điều kiện mà bạn có thể sử dụng ở đây.
Canvas là một nửa tự động hóa tiếp thị của cơ sở dữ liệu phát triển khách hàng tiềm năng trong Bảng: Xây dựng các chiến dịch email nhỏ giọt, thông báo và các bước phê duyệt. Nhìn bề ngoài, nó có vẻ đơn giản và rõ ràng hơn các công cụ tự động hóa tương tự trên Hubspot, Salesforce và Mailchimp. Nhưng một lần nữa, Canvas cũng có thể có nhiều ý nghĩa khi sử dụng tại nhà. Hãy xem xét quy trình làm việc nhiều lớp cho các thiết bị nhà thông minh của bạn.
Có cả AI nữa
Zapier mua lại Nguyên âm, công ty đã xây dựng AI cho hội nghị truyền hình và biến nó thành Trung tâm Zapier, điều này gợi ý bạn nên làm việc trực tiếp với các bot AI. Bạn đưa ra yêu cầu theo kiểu Chat GPT cơ bản và bot sẽ xây dựng quy trình tự động hóa cho bạn, điều này sẽ cắt giảm lao động thủ công. Ngay cả khi quá trình tự động hóa có lỗi, nó vẫn mang lại cho bạn một khởi đầu thuận lợi. Các bot cũng có thể học hỏi từ hành động của bạn.
Tất cả các dịch vụ này dường như là tiện ích bổ sung cho gói Zapier cơ bản của bạn, gói này chỉ bao gồm Zaps. Mặc dù bạn có thể bắt đầu miễn phí đăng ký trên Zapier và từ đó xây dựng các kế hoạch doanh nghiệp, cả ba tính năng tôi đề cập đều phải chịu một khoản phí bổ sung riêng $20/tháng: Bảng, Canvas và AI. Con số này có vẻ nhiều—nhưng khi bạn tưởng tượng một doanh nghiệp mới bắt đầu hoặc một người có công việc phụ nghiêm túc, việc có tất cả các dịch vụ có thể có trên một nền tảng tương đối mở với giá 80 đô la/tháng là một cách hợp lý để xây dựng quy trình làm việc và tiếp thị nghiêm túc tự động hóa. Là người dùng gia đình, bạn có thể sẽ không cần cả ba tiện ích bổ sung, nghĩa là với 20 đô la một tháng, bạn có thể xây dựng một số tự động hóa cấp độ tiếp theo cho ngôi nhà và gia đình của mình.